Memorándum
El memorándum (ó memorando en español) es un mensaje corto o un registro utilizado para la comunicación interna en una entidad. En un tiempo fue la principal forma de comunicación escrita interna, los memorandos han disminuido su uso desde la introducción del correo electrónico y otras formas de mensajería electrónica; sin embargo, poder escribir memorandos claros ciertamente puede servirle para escribir correos electrónicos comerciales internos, ya que a menudo sirven para el mismo propósito.
Los memorandos son utilizados para comunicar rápidamente a un público amplio algo breve pero importante, como por ejemplo, cambios de procedimiento, aumentos de precios, adiciones de políticas, calendarios de reuniones, recordatorios para los equipos o resúmenes de las condiciones del acuerdo.
Como hacer un memorándum
La estratega de comunicaciones Barbara Diggs-Brown dice que un memorándum efectivo es "corto, conciso, altamente organizado y nunca llega tarde". Debe anticipar y responder a todas las preguntas que un lector pueda tener. Nunca proporciona información innecesaria o confusa".
Ser claro, estar enfocado, ser breve pero completo. Adopte un tono profesional y escriba como si el mundo pudiera leerlo, es decir, no incluya ninguna información que sea demasiado delicada para que todos la vean, especialmente en esta era de copiar y pegar o "hacer clic y avanzar".
Partes
Los memorandos estándar se dividen en segmentos para organizar la información y ayudar a lograr el propósito del escritor.
a. Encabezado
- PARA: (nombres de los lectores y títulos de los trabajos)
- DE: (su nombre y título de trabajo)
- FECHA: (fecha completa y actual)
- TEMA: (de qué trata el memorándum, resaltado de alguna manera)
Asegúrate de dirigirte al lector con su nombre y cargo correctos.
b. Apertura o introducción
El propósito de un memorando suele encontrarse en el párrafo inicial e incluye: el propósito del memorando, el contexto y el problema, y la asignación o tarea específica. Antes de complacer al lector con los detalles y el contexto, dele una breve visión general de lo que tratará el memorándum.
c. Contexto
El contexto es el evento, circunstancia o antecedentes del problema que está resolviendo. Puede utilizar un párrafo o unas pocas frases para establecer el fondo y exponer el problema. A menudo basta con utilizar la apertura de una frase para explicar completamente el contexto.
d. Segmento de tarea
Una parte esencial de un memorándum es la declaración de la tarea en la que se debe describir lo que se está haciendo para ayudar a resolver el problema. Si la acción fue solicitada, su tarea puede ser indicada por una frase que se abre como,
"Me pediste que mirara en …."
e. Resumen
Si su memorándum es más largo que una página, puede incluir un segmento de resumen separado. Sin embargo, esta sección no es necesaria para los memorandos cortos y no debería ocupar un espacio significativo.
Este segmento proporciona una breve declaración de las recomendaciones clave a las que ha llegado.
f. Cierre y/o despedida
Después de que el lector haya absorbido toda tu información, quieres cerrar con un final cortés que indique qué acción quieres que tu lector tome.
Asegúrate de considerar cómo el lector se beneficiará de las acciones deseadas y cómo puedes hacer esas acciones más fáciles.
Tipos
a. Solicitud
El objetivo de un memorándum de solicitud es obtener una respuesta favorable a una petición. El memorándum debe ser escrito de manera convincente.
b. Informes periódicos
Los memorándums de informes periódicos, informes mensuales de control de costes, informes trimestrales de ventas, se presentan a intervalos regulares.
Dado que estos memorandos se escriben con frecuencia, están diseñados y preimpresos para que el escritor pueda completarlos rápidamente.
c. Ideas y sugerencias
A veces los memos se usan para transmitir ideas o sugerencias. Muy a menudo los gerentes piden a sus subordinados sugerencias para abordar ciertos problemas. En tales casos, se requiere un memorándum de ideas y sugerencias.
Modelos y Ejemplo
Le compartimos como hacer un memorándum de manera sencilla y rápida.
Descarga el formato del memorando en Word clicando aquí.
Características
El memorándum debe ser claro y preciso, debe transmitir correctamente el mensaje.
Su uso se limita a la gestión interna de una entidad.
Su redacción es simple.